Значительная часть документов, которые заверяются печатью, содержит персональные данные: это договоры, кадровые документы, первичка и согласия на обработку. Закон о персональных данных — ФЗ-152 — не запрещает ставить печать на такие бумаги, но требует от компании ответственного отношения к данным, которые эти документы несут. Оттиск здесь становится частью общей системы контроля.
Нужны печати или штампы? Оформите онлайн-заказ за 1 минуту.
Заказать онлайнИли звоните: +7 (495) 128-93-78
Какие документы с ПДн заверяются печатью
Чаще всего печать проставляется на документах, где персональные данные соседствуют с реквизитами организации. Это договоры с клиентами, трудовые и кадровые бумаги, первичные бухгалтерские документы и согласия на обработку данных. На каждом таком оттиске фиксируется факт, что документ исходит от организации.
- Договоры с физлицами и ИП — содержат паспортные данные, адреса, телефоны.
- Кадровые документы — трудовые договоры, приказы, личные карточки.
- Первичка — акты, накладные, счета с данными сторон.
- Согласия на обработку персональных данных.
Как ФЗ-152 влияет на работу с печатью
ФЗ-152 возлагает на компанию обязанность обеспечить безопасность персональных данных. В контексте печати это означает контроль над тем, кто и когда использует оттиск на документах с ПДн, и ограничение доступа к самому инструменту. Случайно проставленная или неучитываемая печать — это дыра в системе защиты.
- Ограничьте доступ к печати. Пусть она хранится у ответственного сотрудника.
- Ведите журнал проставлений на документах, содержащих ПДн.
- Используйте защитные элементы на оттиске, чтобы снизить риск подделки.
- Регламентируйте порядок заверения согласий и кадровых документов.
- Не оставляйте печать и незаверенные бланки без контроля.
Защита реквизитов клиентов для типографии и полиграфии
Отдельная тема — конфиденциальность реквизитов, когда документы с персональными данными передаются в печать или на изготовление оттисков. Добросовестная типография обязана бережно относиться к данным клиента и не использовать их для посторонних целей. При заказе печати, на которой будут фигурировать данные владельца, проверьте, как компания обращается с вашими реквизитами.
| Передача макета в типографию | Утечка реквизитов | Договор конфиденциальности |
| Заказ печати по реквизитам | Использование данных посторонним | Контроль в типографии |
| Хранение согласий с печатью | Доступ посторонних | Сейф и журнал учёта |
Подберите печать и защищённые оттиски в онлайн-конфигураторе «КопирычЪ» — ваши реквизиты останутся конфиденциальными.
Запрещает ли ФЗ-152 ставить печать на документы с ПДн? Нет, печать разрешена. Важно контролировать доступ к ней и порядок заверения таких документов.
Нужно ли согласие на печать персональных данных? Печать ставится на документы, которые уже подписаны в рамках обработки данных, отдельное согласие на оттиск не требуется.
О защите от подделки и ответственности за неё читайте в статье про подделку печати, а о составе реквизитов на оттиске — в материале про реквизиты юрлица.