Регистрируют ли печать в налоговой инспекции: разбираем мифы и реальность

Есть ли обязательная регистрация печати

Вопрос «а печать надо где-то регистрировать?» возникает у каждого, кто открывает компанию или обновляет оттиск. В интернете встречаются самые противоречивые ответы: одни уверяют, что без постановки на учёт не обойтись, другие — что никакой регистрации не существует вовсе.

Короткий ответ: отдельной обязательной регистрации печатей в налоговой в России сегодня нет. Оттиск не нужно официально ставить на учёт ни в одном госреестре. Однако вокруг этого простого факта накопилось столько заблуждений, что каждое стоит разобрать отдельно.

Откуда взялся миф о регистрации оттисков

Заблуждение о «регистрации печати» уходит корнями в советскую и раннюю постсоветскую практику, а также в работу отдельных ведомственных реестров. Вот самые живучие версии мифа:

• миф о реестре печатей — когда-то действительно существовали городские реестры, куда вносили оттиски. Сегодня единого государственного реестра печатей нет;
• миф о налоговой регистрации — налоговая не ведёт учёт печатей и не требует их регистрации, в её базах только компании и предприниматели;
• миф о «легализации» оттиска — регистрацию печати часто путают с регистрацией товарного знака или с нотариальным заверением образца подписи. Это разные по своей природе процессы.

Что действительно стоит сделать после изготовления

Отсутствие обязательной регистрации не означает, что о печати можно забыть. Для надёжного внутреннего порядка полезно выполнить несколько простых шагов:

• зафиксируйте решение о печати — для ООО по желанию вносят положение о печати в устав и издают приказ о вводе её в действие;
• назначьте ответственного — приказом определите сотрудника, который отвечает за хранение печати и её использование;
• сделайте контрольный оттиск — сохраните образец оттиска в деле организации, он пригодится при утере или споре;
• ведите журнал использования — для крупных компаний полезно фиксировать, где и когда проставлялась печать.

Все эти действия добровольные, но они дисциплинируют документооборот и защищают компанию. О том, какие сведения должны быть на оттиске, рассказано в материале об обязательных реквизитах юридического лица.

Когда «учёт» печати действительно существует

Обычную печать ООО, ИП, врача или штамп регистрировать не нужно нигде. Но есть узкие случаи, где речь действительно идёт о каком-то учёте штемпельной продукции:

• гербовые печати — изготовление печатей с изображением государственного герба подчиняется отдельным правилам и требованиям к производителю;
• спецпродукция для госорганов — в отдельных ведомствах могут действовать внутренние реестры штампов;
• заверение образцов подписи в банке — при открытии счёта банк фиксирует оттиск в карточке образцов подписей, но это внутренний банковский учёт, а не регистрация печати.

Для стандартной печати организации или предпринимателя никаких ведомственных регистраций не требуется.

Сравнение: что называют «регистрацией печати»

Что делать при утере или порче печати

Даже если регистрация не нужна, при утере оттиска важно действовать грамотно:

• составьте акт об утере или повреждении печати и зафиксируйте его в делопроизводстве;
• издайте приказ о признании утраченной печати недействительной;
• при необходимости уведомите контрагентов и банк о замене оттиска;
• закажите новую печать с теми же реквизитами или с обновлёнными по решению руководства.

Правильное оформление факта утери защищает компанию от злоупотреблений с утраченным следом. Ответственность за подделку печатей регулирует уголовный кодекс — подробности в статье об ответственности за подделку штампов.

Частые вопросы

Итог

Регистрация печати в налоговой — распространённый, но ложный миф. Обязательного государственного учёта оттисков не существует. Вместо этого позаботьтесь о внутреннем порядке: закрепите печать в уставе, назначьте ответственного и ведите её использование аккуратно. А саму печать с правильными реквизитами закажите в конфигураторе «КопирычЪ» — изготовление займёт от часа.