Факсимиле руководителя избавляет от необходимости каждый раз собирать подпись на типовых документах, но передача права его использовать требует порядка. Без чёткого оформления оттиск может попасть на бумаги без ведома руководителя. Поэтому передача полномочий секретарю всегда фиксируется документально и ограничивается сферой применения.
Нужны печати или штампы? Оформите онлайн-заказ за 1 минуту.
Заказать онлайнИли звоните: +7 (495) 128-93-78
Как оформить передачу права
Право использовать факсимиле закрепляется внутренним документом — приказом или доверенностью, в которых указано, кто может ставить оттиск, на каких документах и в каком объёме. Дополнительно между сторонами и контрагентами могут действовать соглашения, разрешающие применение факсимиле на конкретных видах бумаг.
- Передача фиксируется приказом или доверенностью.
- Определяется перечень документов с допустимым факсимиле.
- Назначается ответственный за хранение клише.
- Исключаются бумаги, требующие личной подписи.
Какие документы исключаются
Финансовые, банковские и кадровые документы, а также договоры с повышенным риском обычно требуют личной подписи руководителя. Их лучше исключить из перечня, разрешённого для факсимиле. Внутренний документ должен прямо указывать на такие исключения, чтобы не возникало неоднозначности.
| Письма, акты, накладные | Допустимо по перечню |
| Типовые внутренние бумаги | Допустимо в установленных рамках |
| Финансовые и банковские | Личная подпись руководителя |
| Кадровые и рисковые договоры | Личная подпись руководителя |
Контроль и ответственность
Чтобы избежать злоупотреблений, контролируйте хранение клише и ведите учёт проставлений. Ответственный за факсимиле должен понимать границы своих полномочий и последствия их нарушения. При уходе ответственного сотрудника или смене подписи клише переоформляют или передают по акту.
Закажите факсимиле руководителя с точной отрисовкой в онлайн-конфигураторе «КопирычЪ» — мастер согласует макет перед изготовлением.
Можно ли просто передать факсимиле секретарю без документов? Правильнее оформить приказ или доверенность, чтобы зафиксировать границы полномочий.
Какие документы нельзя заверять факсимиле? Финансовые, банковские, кадровые и рисковые договоры.
Кто отвечает за неправомерное использование? Назначенный ответственный за хранение и использование клише.
О том, как оформить согласие контрагентов на факсимиле, читайте в статье о соглашении об использовании факсимиле.